يعد SharePoint أداة لإدارة المستندات داخل المؤسسات، حيث تم تطويرها بواسطة Microsoft. تعتبر هذه الأداة نظام داخلي لإدارة المحتوى حيث يتم استخدامه للأغراض الداخلية للمساعدة في تشجيع التعاون بين أعضاء الفريق  وتخزين جميع المعلومات في مكان مركزي داخل المؤسسة.

يتكونSharePoint من مجموعة من التقنيات متعددة الأغراض والتي تتميز بتكامل شديد مع Office 365 بالإضافة إلى إمكانات إدارة المستندات المفيدة.

وفقًا لمايكروسوفت، يستخدم الشيربوينت  78٪ من شركات Fortune 500. حيث باعت Microsoft أكثر من 36.5 مليون ترخيص مستخدم بين عامي 2006 و2011.

ما أهمية مايكروسوفت شيربوينت ؟

تتمثل وظائف مايكروسوفت شيربوينت الأساسية في

(أ) تخزين المستندات بتنسيق أكثر فعالية من نظام المجلدات العادية

(ب) تشجيع العمل الجماعي بين الفريق داخل المؤسسة بحيث يتلقى الجميع المعلومات الهامة.

فيما يلي بعض الفوائد التي يمكن أن تحصل عليها مؤسستك من استخدام SharePoint:

1. توفر المعلومات حول الوثائق والمجلدات

عادةً ما يكون مكان تخزين المستندات التقليدي مجلدًا على خادم معين. السبب في أن SharePoint أكثر فاعلية من الطريقة التقليدية هو أنه يجمع المعلومات حول المجلد نفسه من خلال تتبع إصدارات المستند. على سبيل المثال، في إعداد المجلد التقليدي، لا يمكنك تشغيل محفوظات الإصدار  لكل مستند أو مشاهدة أي تغييرات على اسم الملف. بينما مع SharePoint، هناك المزيد من المعلومات المقدمة حول الملف. إنه ليس مجرد ملف موجود في مجلد آخر؛ بل جزء متطور من المعلومات له سجل كامل من التعديلات والتغييرات بالإضافة إلى التاريخ لكل تغيير.

2. تمكين التواصل المستمر مع جميع الموظفين

في الماضي، قد ترسل رسالة بريد إلكتروني جماعية. المشكلة في هذا النهج هي أن الكثير من المعلومات يتم تجاهلها أو حتى فقدانها، لذلك قد لا يحصل بعض الأشخاص على المعلومات التي يحتاجون إليها. على سبيل المثال، ربما فقدت مستند شركة وفقدت مناقشة مهمة. أو ربما قرأته ولكن بعد ذلك كان من الصعب جدًا العثور على هذه المعلومات والإشارة إليها. يقدم SharePoint طريقة أفضل حتى يتمكن جميع الموظفين من رؤية المعلومات والاتصالات الهامة وفقًا لذلك.

3. تخزين جميع المعلومات في مكان مركزي

يمكن أن يتراوح ذلك بين التحديثات من الرئيس التنفيذي إلى الاجتماعات أو الأحداث المهمة. يقوم SharePoint بنقل جميع المعلومات إلى مكان داخلي واحد حتى يتمكن الموظفون من العثور بسرعة على المعلومات التي يحتاجون إليها. قد تكون حالات الاستخدام الأخرى تحذيرات عامة حول عملاء معينين أو حتى حوادث يجب أن يكون الجميع على دراية بها. باستخدام SharePoint، قم ببساطة بنشر الرسالة ويمكن للجميع الوصول إليها من هناك. ابتعد عن البريد الإلكتروني أو لوحات الإعلانات. وانشرها علىSharePoint.

4. تشجيع العمل الجماعي

تم تصميم SharePoint لتشجيع العمل الجماعي في المؤسسة. هذا مهم بشكل خاص للمؤسسات غير المرتبطة جغرافيًا. مع بعض الفروع التي تعمل بتنسيق معزول للغاية، يوفر SharePoint للموظفين القدرة على الاتصال مع بعضهم البعض عبر بوابة. فقد يتفاعل بعض الموظفين في الماضي مع الشركة فقط خلال اجتماع الشركة ، يجمع SharePoint هؤلاء الأشخاص معًا حتى يتمكن الجميع من العمل معًا طوال الوقت. التعاون يعزز الابتكار ويبني ثقافة الشركة التي تولد الأفكار الإبداعية.

تحديات مايكروسوفت شيربوينت

• دعم العديد من المجالات

تمنح قدرات إدارة السجلات في SharePoint القدرة على حفظ المستندات لأسباب قانونية أو تاريخية. هذا يمكن أن يكون تحديًا في بعض المجالات (الطبية والمالية) حيث توجد متطلبات تنظيمية معقدة لحفظ السجلات. في هذه الحالات، يجب عليك البحث عن حل خاص بالصناعة وهو ما يوفره مايكروسوفت شيربوينت لهذه المجالات.

• تخصيص حلول إبداعية

بعض المنظمات لا تجد ما تحتاجه من حلول إبداعية من المصادر الداخلية لها.  يمكن أن تساعدك الحلول من جهة خارجية في الخروج بحلول مميزة وإبداعية تسهل من العمل. يمكن تحقيق ذلك بسهولة إذا كنت تعمل مع مزود خدمة تكنولوجيا المعلومات يتمتع بخبرة SharePoint.

ثلاثة مفاتيح لتطبيق Microsoft SharePoint بنجاح

يعد تنفيذ برنامج SharePoint من أسهل الخطوات. إن العمل الذي تقوم به قبل التنفيذ هو الذي يحدد ما إذا كان ناجحًا أم لا. حيث إن تقييم متطلباتك وتحديد ما تحتاج إلى القيام به لـ SharePoint لشركتك هو ما سوف يؤدي إلى النجاح أو الفشل.

ابدأ العملية مع متخصص ببرنامج SharePoint أو شخص لديه القدرة على القيام بتحليل الأعمال معك. ثم قم بتجميع ملف Sitemap، وقم بتجميع كيفية العمل، والاستفادة من تجربة أفضل الممارسات. اسأل المتخصص عما تفعله الشركات الأخرى. أخيرًا، بمجرد التنفيذ، يجب عليك تزويد الموظفين بالتدريب حتى يتمكنوا من إدارته بشكل مستمر.

فيما يلي المفاتيح الثلاثة لتطبيق SharePoint الناجح:

1. إجراء تحليل الأعمال وتقييم الاحتياجات
2. حدد نوع خدمة SharePoint المناسبة لك
3. تدريب الموظفين على استخدام SharePoint

أولاً: إجراء تحليل الأعمال وتقييم الاحتياجات

فيما يتعلق بكيفية تطبيق SharePoint، فأنت بحاجة إلى القيام أولاً بتحليل أعمال لتقييم الاحتياجات الخاصة بك. يعد تطبيق SharePoint أمرًا سهلاً للغاية ولكن الخطوات المهمة الحقيقية تتضمن فهم ما تحتاجه من SharePoint وما يمكن أن يفعله SharePoint نيابة عنك وما لا يمكن أن يفعله لك.

يجب عليك أولًا إلقاء نظرة على محرك المستندات المشترك الحالي وتقسيمه بالكامل. اسأل نفسك هذه الأسئلة:

• ما الذي نحتاجه؟
• ما الذي لا نحتاجه؟

غالبًا ما يكون هناك الكثير من الدمج الخاطئ، فكر فيما تريده من منظور التعاون. ما التقويمات التي تحتاج إلى إعداد؟ هل تريد منتدى للأفكار الجديدة؟ هل تريد مدير تنفيذي؟ ”

يمكن إنشاء كل هذه العناصر المختلفة في SharePoint، ولكن يجب عليك تحديد العناصر الأكثر ملاءمة لك. هذا هو المكان الذي يمكن للمتخصص المساعدة من خلال الاستفادة من بعض خبراته.

ثانيًا: حدد نوع خدمة SharePoint المناسبة لك

هناك بعض الحزم المختلفة لـSharePoint:

الخيار الأول هو النسخة المجانية. تحصل فعليًا على نسخة مجانية من SharePoint إذا كنت تقوم بتشغيل Windows Server. هناك بعض القيود مع الإصدار المجاني، لذلك تأكد من استشارة متخصص IT.

الخيار الثاني هو الاستفادة من Office 365، وهو حلSharePoint السحابي من Microsoft. يمنحك هذا النموذج خدمة مساحة تخزينية كبيرة – تصل إلى 100 جيجابايت لكل تخصيص موقع.

الخيار الثالث هو الحصول على SharePoint مستضافًا مع موفر جهة خارجية مثل تقنيات R&G..

إجمالًا: إن إصدار Office 365 من SharePoint هو الخيار الأرخص – أرخص بكثير من أي مزود .

ثالثًا: تدريب الموظفين على كيفية استخدامSharePoint

تم تصميمSharePoint للسماح للأشخاص الآخرين بخلاف متخصصي تكنولوجيا المعلومات بإدارته وتحديثه وتغييره، مع توفير مستوى مناسب من التدريب. كل هذا يعتمد على ما يسمونه ما تراه هو ما تحصل عليه، بالاختصار ( WYSIWYG. )

كما أن الدورات التدريبية متوفرة لـSharePoint . يمكنك الوصول إليهم عبر موقع دعم Microsoft على الإنترنت. قم بتنزيل مقاطع الفيديو التعليمية من هناك.

كما هو الحال مع أي تقنية جديدة، سيكون هناك منحنى تعليمي للموظفين. تدريبهم على أفضل ممارساتSharePoint وكيفية استخدامها سيساعد في نجاح التطبيق واستخدام البرنامج.

هل أنت مهتم بمعرفة كيف يمكن لـ SharePoint تحسين الإنتاجية وزيادة التعاون؟

يسعدنا ان نقدم لك الخدمات المناسبة في شركتك الخاصة أو مؤستك، وذلك للمضي بتطوير العمل المؤسسي وتحسينه، حيث لدينا خبرات كبيرة في إعداد أنظمة الشيربوينت وبناء تطبيقات مختلفة عليها مع عدد من العملاء، ويسرنا أن نقدم لك الخدمة أيضا، للتواصل معنا من هنا

للإطلاع على أحد نماذج أعمالنا شركة سالك  للاستثمار الزراعي (شركة حكومية سعودية) حيث تم تصميم وبناء بوابة الكترونية ونظام داخلي للشركة يربط جميع مقراتها الخمسة حول العالم